La scatola della produttività: the Eisenhower Box. Dwight “Ike” Eisenhower è stato un esempio di produttività passato alla storia. Fu Generale nell’Esercito degli Stati Uniti d’America e combatté in Europa durante la Seconda Guerra Mondiale. Dopo la carriera militare, grazie alle competenze strategiche dimostrate sul campo nel coordinamento delle truppe alleate fu candidato alla Presidenza degli Stati Uniti dal Partito Repubblicano: divenne così il 34° Presidente degli USA, eletto per due mandati tra il 1953 e il 1961. Durante la sua Presidenza implementò lo sviluppo dell’Interstate Highway System, il sistema autostradale degli Stati Uniti, firmò l’Atomic Energy Act (1954) per l’uso civile e militare dei materiali nucleari, creò la DARPA (1958), Defense Advanced Research Projects Agency, responsabile per lo sviluppo delle nuove tecnologie militari e che avrebbe portato poi alla nascita di Internet, firmò l’atto costitutivo delle NASA (sempre nel 1958). Nel frattempo, tra il 1948 e il 1953 era stato Presidente della Columbia University e nel 1951 fu il primo Comandante Supremo della NATO. In tutto ciò, non mancò di dedicarsi ai suoi hobby: golf e pittura.

La scatola della produttività: 

the Eisenhower Box

Blog post del 1/12/2014

Dwight “Ike” Eisenhower è stato un esempio di produttività passato alla storia. Fu Generale nell’Esercito degli Stati Uniti d’America e combatté in Europa durante la Seconda Guerra Mondiale. Dopo la carriera militare, grazie alle competenze strategiche dimostrate sul campo nel coordinamento delle truppe alleate fu candidato alla Presidenza degli Stati Uniti dal Partito Repubblicano: divenne così il 34° Presidente degli USA, eletto per due mandati tra il 1953 e il 1961. Durante la sua Presidenza implementò lo sviluppo dell’Interstate Highway System, il sistema autostradale degli Stati Uniti, firmò l’Atomic Energy Act (1954) per l’uso civile e militare dei materiali nucleari, creò la DARPA (1958), Defense Advanced Research Projects Agency, responsabile per lo sviluppo delle nuove tecnologie militari e che avrebbe portato poi alla nascita di Internet, firmò l’atto costitutivo delle NASA (sempre nel 1958). Nel frattempo, tra il 1948 e il 1953 era stato Presidente della Columbia University e nel 1951 fu il primo Comandante Supremo della NATO. In tutto ciò, non mancò di dedicarsi ai suoi hobby: golf e pittura. 

Il Generale Eisenhower, Presidente degli Stati Uniti tra il 1953 e il 1961

La produttività di Eisenhower durò intere decadi: non è un caso che il suo metodo di time&task management sia stato studiato e preso a esempio da molte persone.

Curiosi di sapere quale fosse il trucco?

Il metodo del Generale si chiama Eisenhower Box e il concetto essenziale che lo sostiene è la differenza fra importanza e urgenza.

 “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” diceva infatti il saggio Ike. 

E così due categorie che spesso tendono a sovrapporsi vengono nettamente separate.

Sapete distinguere cosa è urgente da cosa è importante?

Urgente = qualsiasi cosa a cui sentiamo di dover ‘reagire’: email, telefonate, messaggi, fatti di cronaca.

Importante = tutto quanto contribuisce ad alimentare e a sostenere nel lungo periodo la nostra mission, i nostri valori e obiettivi.

La cosa difficile è tenere ben presente questa distinzione nella quotidianità, soprattutto quando le urgenze si accavallano e rischiano di penalizzare le cose importanti.

La Eisenhower Box è molto utile nel differenziare chiaramente urgenza e importanza. 

Il suo funzionamento è ben spiegato in questo video su TED Ed:

http://ed.ted.com/featured/2FpVJYYC

Si crea una matrice con quattro quadri:

The Eisenhower Box: la strategia alla base della produttività del Generale Eisenhower

1)   Il primo quadro, in alto a sinistra, identifica i compiti urgenti e importanti, quelli cioè che devono essere svolti nell’immediato (do it now): ad esempio andrà qui tutto ciò che è soggetto a una deadline con scadenza ravvicinata.

2)   Il secondo quadro, in alto a destra, identifica i compiti importanti ma non urgenti (da fare in un secondo momento): ad esempio pianificare di tornare a correre tre volte a settimana, oppure programmare il tempo per preparare le domande di un’intervista.

3)    Il terzo quadro, in basso a sinistra, identifica i compiti urgenti ma non importanti (se possibile, da delegare ad altri): ad esempio, può occuparsi la nostra amica che oggi non lavora di prenotare i biglietti per il teatro? Oppure, se qualcuno ci chiama per chiederci una consulenza su un particolare argomento, possiamo suggerirgli un’altra persona competente su quel tema a cui rivolgersi?

4)   Il quarto quadro, in basso a destra, identifica i compiti che non sono né urgenti né importanti: da eliminare. E qui non c’è bisogno di fare esempi giusto?

Gestire questa matrice nel quotidiano può forse essere un po’ complesso, ma è un modello molto utile per la produttività nel medio/lungo periodo, per identificare le priorità della settimana, del mese o di un trimestre.

La casella che fa la differenza è  la quarta: ciò che finisce in quel quadro si può eliminare senza remore. Per riuscire a capire cosa è veramente inessenziale, però, è fondamentale avere chiaro qual è il nostro obiettivo primario e quale la nostra mission nel medio/lungo termine: se non abbiamo chiaro dove vogliamo andare a parare, difficilmente riusciremo a discernere l’utile dall’inutile, nemmeno scomodando Eisenhower.

http://www.linkiesta.it/blogs/nei-panni-di-una-rossa/la-scatola-della-produttivita-eisenhower-box